Automatisierte Follow-ups | rev.AI Case Study
Case Study System: Sales Automation

Mehr Abschlüsse durch intelligente Follow-ups.

Verlieren Sie keine Leads mehr im Vertriebstrott. Unser KI-gestütztes System übernimmt das Nachfassen – persönlich, präzise und vollautomatisiert. So bleibt Ihr Vertrieb aktiv, während Sie sich auf den Abschluss konzentrieren.

Termin buchen So funktioniert es
rev.AI Engine / Follow-up Flow
Kontakt 48h inaktiv
→
KI generiert Kontext-E-Mail
→
Versand & CRM Update
→
Termin gebucht
Die Ausgangslage

Herausforderungen im Vertriebsalltag

Viele B2B-Unternehmen verbringen zu viel Zeit mit der Verwaltung von Leads und zu wenig mit echten Verkaufsgesprächen. Das Resultat sind vermeidbare Reibungsverluste.

Leads versanden

Nach dem ersten Kontakt reißt der Faden ab. Potenzielle Kunden vergessen Sie oder schließen bei der schnelleren Konkurrenz ab.

Fehlender Überblick

Wer wurde wann zuletzt kontaktiert? Die manuelle Pflege in Excels oder komplexen CRMs ist zeitfressend und fehleranfällig.

Ineffizienter Zeiteinsatz

Statt Beratungen durchzuführen, verbringen Vertriebler Stunden damit, standardisierte E-Mails zu tippen und nachzutelefonieren.

Architektur

Ein System, das für Sie arbeitet

Unsere Lösung nutzt Make.com und OpenAI, um Nachfassaktionen intelligent zu personalisieren und exakt im richtigen Moment auszusteuern, ohne aufdringlich zu wirken.

CRM Trigger (z.B. HubSpot)
Kalender (Kein Termin gebucht)
Formular-Abbruch

rev.AI Logic Core

OpenAI Context Analysis &
Make.com Routing Pipeline

Personalisierte E-Mail
Slack Alert für Vertrieb
CRM Log-Eintrag
Prozess

So funktioniert das automatisierte Follow-up

Ein strukturierter Workflow, der sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert.

1

Auslöser (Trigger) definieren

Das System überwacht definierte Ereignisse, wie z.B. einen Webseiten-Besuch, einen Whitepaper-Download oder eine Anfrage, bei der nach 48 Stunden keine Reaktion erfolgte. Sobald der Trigger greift, startet der Prozess lautlos im Hintergrund.

2

Kontextbasierte KI-Generierung

Ein Sprachmodell (z.B. ChatGPT-4) analysiert die bisherige Kommunikation und die Interessen des Leads im Hintergrund. Darauf basierend wird eine hochgradig persönliche, authentisch klingende Nachricht formuliert – kein generisches „Haben Sie meine Mail erhalten?“.

3

Omnichannel Versand & CRM Update

Die Nachricht wird automatisch über Ihr E-Mail-System (z.B. Outlook oder Gmail) versendet. Gleichzeitig trägt das System die Aktivität als Notiz in Ihr CRM ein, damit Ihr Vertriebsteam immer den aktuellen Stand kennt.

4

Seamless Terminbuchung

Reagiert der Kunde, führt ein direkter Link in ein Termin-Tool wie Calendly oder Cal.com. Das zeitraubende Hin-und-her entfällt. Bei einer Buchung wird Ihr Team sofort per Slack- oder Teams-Notification informiert.

Business Impact

Messbare Effekte für Ihren Umsatz

Automatisierung ist kein Selbstzweck. Sie dient der Skalierung Ihres Outputs bei gleichbleibenden oder sinkenden Ressourcen.

~35%

Höhere Conversion

Durch konsistentes, mehrstufiges Nachfassen ohne Vergessen.

0

Manuelle Tasks

Vollständige Entlastung Ihres Teams von administrativer Routine.

100%

CRM Synchronität

Jede Aktion wird automatisch sauber dokumentiert.

Zielgruppe

Für welche Modelle das System ideal ist

Agenturen & Beratungen
SaaS & IT-Dienstleister
B2B Handwerk
Immobilienmakler
Finanzdienstleister
Q&A

Häufige Fragen zur Umsetzung

Nein. Wir trainieren das Modell auf Ihre spezifische Unternehmenssprache (Tone of Voice). Das System arbeitet kontextbasiert – es nutzt echte Informationen aus dem vorherigen Kontakt. Dadurch klingen die E-Mails natürlich, persönlich und weichen signifikant von klassischen Textbausteinen ab.
Der Kern unserer Architektur basiert auf Make.com als Middleware sowie OpenAI für die Logik. Zur Anbindung genügen die Tools, die Sie ohnehin nutzen: Ein gängiges E-Mail-Programm (Google Workspace, Office 365) und idealerweise ein CRM (z.B. HubSpot, Pipedrive). Ein Terminbuchungs-Tool wie Calendly oder Cal.com ist empfehlenswert.
Ja. Die Server-Standorte lassen sich bei Make.com auf EU-Gebiet limitieren (Enterprise/EU Zone). Zudem werden keine kritischen personenbezogenen Daten zum Training der Modelle von OpenAI bei Nutzung der API (Enterprise-Richtlinie) verwendet. Die eigentliche Kontakt-Einwilligung regeln Sie wie bisher über Ihr Opt-In.
Minimal. Wir benötigen lediglich Zugang zu Ihren Testumgebungen sowie Einblick in Ihren gewünschten Vertriebsprozess und Tone of Voice. Die komplette technische Einrichtung, das Prompt-Engineering und das Testing übernehmen wir.
Das System überprüft unmittelbar vor dem Versand den Status in Ihrem CRM oder Postfach. Wenn dort eine Aktivität (z.B. ein Telefonat oder eine eingehende Mail) verzeichnet wurde, stoppt der Prozess automatisch, um peinliche Überschneidungen zu verhindern.

Bereit für einen effizienteren Vertrieb?

Lassen Sie uns in einem kurzen Call prüfen, wie wir diesen automatisierten Workflow auf Ihr Geschäftsmodell anwenden können – kostenfrei und unverbindlich.

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